Autor: Vinícius Przybysz
As Instruções Normativas DREI nº 82/2021 e DREI/ME nº 79/2022 consolidaram e ajustaram o regramento aplicável aos procedimentos de autenticação, pelas Juntas Comerciais, dos instrumentos de escrituração contábil dos livros sociais. Neste contexto, os livros sujeitos à autenticação passam a observar a lógica de escrituração e apresentação em meio digital, com diretrizes voltadas à modernização e padronização dos procedimentos.
A normativa moderniza os procedimentos empresariais com o objetivo de adequar práticas tradicionais à realidade digital, buscando não apenas simplificar e uniformizar processos, mas também garantir maior segurança, autenticidade e inviolabilidade dos documentos submetidos à autenticação junto às Juntas Comerciais.
Em termos práticos, a medida altera a forma de manutenção das escriturações, substituindo integralmente os antigos livros físicos por meios digitais de registro. Essa mudança impacta diretamente a rotina de governança das empresas, especialmente no que se refere à formalização e validação de atos societários e contábeis.
A aplicação da normativa alcança de maneira mais direta as sociedades anônimas (S/A) que exercem atividade empresarial e possuem a obrigação legal de manter escrituração regular de seus livros societários e contábeis. Dentre os livros obrigatórios, destacam-se o Livro de Registro de Ações, o Livro de Transferência de Ações, o Livro de Atas das Assembleias Gerais, o Livro de Presença de Acionistas, o Livro de Atas de Reuniões de Diretoria e o Livro de Atas do Conselho Fiscal, todos instrumentos essenciais para a formalização da vida societária.
Diante desse cenário, a manutenção de livros físicos deixa de ser apenas uma prática desatualizada e passa a representar um risco operacional. Isso porque os atos societários e contábeis, para fins de regularidade registral e eficácia perante terceiros, quando aplicável, podem depender de procedimentos perante as Juntas Comerciais e, com a sistemática adotada, esses órgãos tendem a restringir a autenticação de novos livros mantidos em formato físico, o que pode comprometer a validade e a eficácia dos registros realizados fora do padrão digital exigido.
Assim, a transição dos livros físicos para o meio digital deixa de ser uma opção e passa a ser uma medida necessária, envolvendo não apenas a digitalização dos registros existentes, mas também sua adequada formatação e adaptação aos requisitos técnicos exigidos pelas Juntas Comerciais.
A condução dessa transição exige cautela, uma vez que eventuais inconsistências, falhas formais ou inadequações procedimentais podem gerar exigências por parte dos órgãos de registro ou até mesmo questionamentos em fiscalizações futuras, acarretando custos adicionais e desgaste para a sociedade e seus acionistas.
Dessa forma, considerando que a adequação vai além de uma simples mudança operacional, tratando-se de uma reestruturação da forma como a escrituração societária e contábil é concebida, o momento é de revisão e ajuste das práticas contábeis, com foco na conformidade e na segurança jurídica. Antecipar essa adaptação não apenas evita riscos, mas também posiciona a empresa de forma mais eficiente no novo ambiente regulatório.
